Immer häufiger versenden Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen auf elektronischem Wege per E-Mail. Meist wird einfach eine PDF-Datei erzeugt und diese als Anhang eines E-Mails dem Empfänger elektronisch zugestellt.
Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes
Aber Achtung, nur elektronische Rechnungen, die den Anforderungen des
Umsatzsteuergesetzes entsprechen, berechtigen den Empfänger zum Abzug der
Vorsteuer.
Das Gesetz fordert, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit
des Inhalts gewährleistet sind.
Elektronische Signatur
Eine Verordnung vom Dezember 2003 normiert nun, dass für die Echtheit
der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts jedenfalls eine
elektronische Signatur erforderlich ist.
Was ist nun eine elektronische Signatur? Eine elektronische Signatur ist
eine Art Unterschrift, die gewährleisten soll, dass die Rechnung
tatsächlich von Ihnen ausgestellt und nicht verfälscht wurde. Der
Gesetzgeber hat dazu ein eigenes Gesetz (Signaturgesetz) und eine eigene
Richtlinie verfasst. Eine elektronische Signatur sind elektronische Daten,
die Sie Ihren E-Mails beifügen, damit Ihre Identität eindeutig
festgestellt werden kann. In der Praxis bedeutet dies, Sie
müssen
- sich bei einem Zertifizierungsdienstanbieter eine elektronische Signatur besorgen
- diese zu Ihrem E-Mail-Programm installieren
- und Ihre elektronischen Rechnungen in Hinkunft elektronisch unterschreiben
Zuvor ist es natürlich erforderlich, zu prüfen, wie Sie mit Ihrer
bestehenden Software Rechnungen elektronisch erstellen können – zu diesem
Zweck und zur Installation der elektronischen Signatur wenden Sie sich
bitte an Ihren EDV-Berater.
Während in Deutschland eine sichere (oder qualifizierte) elektronische
Signatur für den Rechnungsaustausch erforderlich ist, reicht dem
österreichischen Fiskus eine einfache Signatur.
Mehr Informationen zur elektronischen Signatur und eine Liste der
österreichischen Zertifizierungsdienste finden Sie auch im Internet unter
http://www.signatur.rtr.at/index.html.
Elektronischer Datenaustausch
Auch bisher war es schon möglich, per Elektronischem Datenaustausch
(EDI) Rechnungen auszutauschen. Diese Möglichkeit wurde meist nur von
größeren Unternehmen genutzt. Hier ist es erforderlich, dass zumindest
einmal pro Monat eine Zusammenfassende Rechnung übermittelt wird. Diese
Zusammenfassende Rechnung musste früher auf Papier und kann nun auch
elektronisch signiert übermittelt werden.
Facebook
Twitter