Übermittlung per E-Mail oder Telefax
Die Übermittlung der Rechnung per E-Mail ohne elektronische Signatur
(dazu gleich unten) und anschließendem Ausdruck berechtigt wie bisher
nicht zum Vorsteuerabzug beim Empfänger. Bis Ende 2005 können Rechnungen
noch mittels Fernkopierer (Telefax) übermittelt werden.
Die elektronische Rechnungslegung kann auf zwei Arten
erfolgen:
- mit elektronischer Signatur oder
- im EDI-Verfahren
Elektronische Signatur
Gemäß einer Verordnung ist eine elektronisch übermittelte Rechnung mit
einer Signatur zu versehen. Diese Signatur muss den Erfordernissen des
Signaturgesetzes entsprechen und auf einem Zertifikat eines
Zertifizierungsdiensteanbieters beruhen. Die von österreichischen
Zertifizierungsdiensteanbietern angebotenen Dienste werden auf der Website
der Aufsichtsstelle für elektronische Signaturen ( http://www.signatur.rtr.at/) veröffentlicht. Das
Zertifikat kann nur auf eine natürliche Person ausgestellt werden. Der
Unternehmer kann eine oder mehrere Personen im Unternehmen
bevollmächtigen, für ihn zu signieren.
Es ist zulässig, mehrere Rechnungen an einen Rechnungsempfänger in einer
Datei zusammenzufassen und diese Datei mit nur einer fortgeschrittenen
Signatur an den Empfänger zu übermitteln. Der Rechnungsaussteller kann die
Rechnungen auch in einem automatisierten Massenverfahren signieren.
Elektronischer Datenaustausch (EDI-Verfahren)
Ferner besteht die Möglichkeit, Rechnungen per elektronischem
Datenaustausch zu übermitteln. Zusätzlich notwendig: Übermittlung einer
zusammenfassenden Rechnung (Sammelrechnung) in Papierform oder in
elektronischer Form, wenn diese mit einer elektronischen Signatur versehen
wurde. Diese war bereits im B2B-Bereich (business to business) zwischen
dauerhaft interagierenden Unternehmen üblich.
Zustimmung des Empfängers
Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung
bedarf keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen
Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die
Rechnung elektronisch übermittelt werden soll.
Die Zustimmung kann zB in Form einer Rahmenvereinbarung erklärt werden.
Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die
Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit
stillschweigend billigen.
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